貸会議室の予約
事前に予約をすれば誰でも使うことができる貸会議室。
大人数の会議で自社の会議室が使えなかったり、遠方からの出席者が多く、交通の便がよい場所に集合したいというような場合など、貸会議室を利用する状況というのはさまざまですが、出席者が気持ちよく利用できる会議室を探すためには、いくつかのチェックポイントをチェックしておく必要があります。
貸会議室のポイント
まず、もっとも重視したいのが貸会議室の交通アクセスです。
どんなにキレイで最新設備が整っている貸会議室でも、駅から歩いて何分もかかるような場所では、出席者にとって面倒ですし、貸会議室までの道のりを周知させるのも意外と大変なものです。
駅から歩いて数分、わかりやすい目印などがある貸会議室を選びましょう。
また、会議に必要な設備が整っているかも、必ず事前にチェックしましょう。
無線LANやプロジェクター、スクリーンといった設備は、最近はほとんどの貸会議室に装備されているようですが、それらの利用には別途申し込みが必要なのか、料金はいくらくらいなのかという点を確認しておくようにしましょう。
その他、意外と忘れがちなことですが、狭い会議室などでは、会議室内での喫煙の有無も聞いておきたいところ。
喫煙OKという会議室の場合は、会議室そのものにタバコのにおいがしみついていて、タバコを吸わない人にとってはかなり苦痛に感じられる場合もあります。